Individuele verzoeken aan de examencommissie

De examencommissie verwerkt in haar hoedanigheid ook individuele vragen van studenten aangaande hun studie. Studenten wenden zich hiervoor schriftelijk tot de examencommissie.    

We onderscheiden twee typen verzoeken aan de examencommissie:

  1. Individuele vragen van studenten aan de examencommissie aangaande hun studie (over zaken gerelateerd aan OER en/of de Regels & Richtlijnen): studenten wenden zich schriftelijk (via onderstaand formulier of per brief) tot de examencommissie.
  2. Verzoeken van studenten waar de examencommissie een uitspraak over moet doen die bij de examencommissie binnenkomen via verzoekschriften in het programma uSis: studenten dienen in uSis verzoekschriften in.


Voor beide typen verzoeken geldt een aparte procedure. Deze procedures worden hieronder beschreven.

De examencommissie doet in het geval van individuele vragen en in het geval van verzoekschriften via uSis waar zij een oordeel over moet vellen (vrijstelling en extern onderwijs, zie onder) in principe uitspraak binnen 15 werkdagen nadat vragen en/of begeleidende documenten bij de commissie zijn binnengekomen. De termijn van 15 werkdagen begint zodoende zodra alle benodigde stukken bij de examencommissie binnen zijn. In bepaalde periodes (rondom verplichte vrije dagen, kerstperiode, het einde van het academisch jaar en zomerreces) behoud de examencommissie het recht deze termijn te overschrijden. Studenten ontvangen hier in dat geval waar mogelijk bericht van.

Op de pagina van de Examencommissie lees je meer over de werkzaamheden van de examencommissie, de Onderwijs- en Examenregeling en de Regels en Richtlijnen.

1. Individuele vragen van studenten aan de examencommissie

Voor individuele vragen aan de examencommissie gelden de volgende regels en procedures:

Alle vragen aan de examencommissie en eventuele bijgevoegde bewijsstukken worden alleen in behandeling genomen als deze worden ingediend via het onderstaande formulier:

Verzoekformulier Examencommissie

Let op: Vragen in brieven en/of e-mails aan individuele leden van de examencommissie worden niet in behandeling genomen. Alle correspondentie naar aanleiding van ingediende vragen en verzoeken dienen uitsluitend door middel van een mail te geschieden.

2. Verzoekschriften indienen via uSis

Er zijn ook zaken waar de examencommissie een uitspraak over moet doen die bij de examencommissie binnenkomen via verzoekschriften die studenten in het programma uSis in moeten dienen (zie Uitleg over uSis en verzoekschriften). Het gaat dan bijvoorbeeld om vrijstelling- en vervangingsverzoeken. De Universiteit Leiden kent vijf typen verzoekschriften. Elk type verzoekschrift (zie Uitleg over verzoekschriften) gebruik je in een specifieke situatie:

1. Het verzoekschrift type Vrijstelling gebruik je wanneer je vrijstelling wilt aanvragen voor het betreffende studiedeel. Je doet dit als je een vak uit het curriculum van Bestuurskunde wilt laten vervangen door een gelijkwaardig vak dat je aan een andere universiteit of opleiding hebt gevolgd. Je zult hiervoor bewijslast moeten aanleveren. Zodra je in uSis dit verzoekschrift hebt ingediend ontvang je een automatisch gegenereerde e-mail naar je u-mail adres (zorg dus dat dit adres werkt!) waarin je wordt gevraagd bewijslast aan te leveren. Bewijsstukken kunnen niet worden meegestuurd met het verzoekschrift in uSis en dienen dus separaat verstuurd te worden – schriftelijk en hard-copy (dus niet per e-mail) naar de ambtelijk secretaris van de examencommissie (zie boven).


Aan te leveren bewijslast bij verzoek type Vrijstelling:

  • Een gewaarmerkte cijferlijst. Dit moet een origineel zijn en geen kopie. Als je maar één exemplaar hebt dan kun je het origineel ook persoonlijk langsbrengen bij de onderwijsbalie van Bestuurskunde. Daar wordt dan een kopie gemaakt en van een stempel voorzien zodat je zelf het origineel kunt behouden.

Let op: eenmaal per post opgestuurde originelen blijven in het bezit van de examencommissie. Deze worden niet uit het archief gehaald.

  • Een vakbeschrijving van de betreffende vakken uit de studiegids van de opleiding waar deze gevolgd zijn.

Let op: de examencommissie bekijkt alleen uitdraaien van de volledige originele studiegidsbeschrijvingen en geen gekopieerde tekst in Word-format. Vakbeschrijvingen moeten zo gedetailleerd mogelijk zijn. Het moet in ieder geval duidelijk zijn: wat het aantal ECTS is, welke literatuur gebruikt is, wat de inhoud van het vak was en wanneer de cursus gevolgd is. In het algemeen geldt: hoe specifieker de informatie wordt aangeleverd hoe beter en sneller de examencommissie een oordeel kan vormen.

 
Let op: vakbeschrijvingen voor vrijstellingsverzoeken moeten uit het jaar zijn dat het vervangende vak gevolgd is.

 
Let op: bewijsmateriaal dat naar aanleiding van dit type verzoekschrift naar de examencommissie wordt gestuurd moet voorzien zijn van het nummer van het reeds in uSis ingediende verzoekschrift.

2.Het verzoekschrift type Afwijkend aantal studiepunten gebruik je wanneer je voor het betreffende studiedeel een ander aantal studiepunten wilt krijgen dan het aantal studiepunten dat vermeld staat in de studiegids. Je zult hiervoor bewijsmateriaal moeten aanleveren.

3.Het verzoekschrift type Extracurriculair vak gebruik je wanneer je een tijdens de duur van jouw huidige opleiding gevolgd studiedeel uit de studiegids van de Universiteit Leiden wilt laten opnemen in je extracurriculaire ruimte. Dit betekent dat je vakken en dus studiepunten wilt toevoegen bovenop het minimaal vereiste aantal studiepunten voor het diploma. Je dient dan het verzoekschrift in op het 'nep studiedeel' dat in je studievereisten onder het kopje ‘Extracurriculair’ staat. Extracurriculaire vakken worden alleen getoond op het diploma supplement, niet op de lijst van vakken die op het diploma wordt gepubliceerd.

Let op: Als je onderwijs van buiten de Universiteit Leiden wilt laten opnemen in je extracurriculaire ruimte, dien dan een verzoekschrift type Extern Onderwijs in (zie onder).

Let op: Het is niet toegestaan een vak van Bachelor niveau op je Master diplomasupplement te laten vermelden.

4.Het verzoekschrift type Vervanging gebruik je om je vrije keuzeruimte te vullen met andere studiedelen of een minor gevolgd binnen de Universiteit Leiden.
Zie: Vrije keuzeruimte

Let op : als je een studiedeel wilt vervangen door onderwijs van buiten de Universiteit Leiden, dien dan een verzoekschrift type Extern Onderwijs in (zie onder).

5.Het verzoekschrift type Extern Onderwijs gebruik je wanneer je het betreffende studiedeel wilt laten vervangen door onderwijs van een andere onderwijsinstelling dan de Universiteit Leiden. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken voor de invulling van je keuzevakken of voor extracurriculaire vakken die je niet aan de Universiteit Leiden volgt / hebt gevolgd. Je zult hiervoor bewijsmateriaal moeten aanleveren. Zodra je in uSis dit verzoekschrift hebt ingediend ontvang je een automatisch gegenereerde e-mail (zorg dus dat dit adres werkt!) waarin je wordt gevraagd bewijslast aan te leveren. Bewijsstukken kunnen niet worden meegestuurd met het verzoekschrift in uSis en dienen dus separaat verstuurd te worden- schriftelijk en hard-copy (dus niet per e-mail) naar de ambtelijk secretaris van de examencommissie (adres zie boven).

  Aan te leveren bewijslast bij verzoek type extern onderwijs:

  • Een vakbeschrijving van de betreffende vakken uit de studiegids van de opleiding waar deze gevolgd zijn.


Let op: de examencommissie bekijkt alleen uitdraaien van de originelestudiegidsbeschrijvingen en geen kopieën daarvan in Word-format. Vakbeschrijvingen moeten zo gedetailleerd mogelijk zijn. Het moet in ieder geval duidelijk zijn: wat het aantal ECTS is, welke literatuur gebruikt is, wat de inhoud van het vak was en wanneer de cursus gevolgd is.


Let op: een verzoekschrift type Extern Onderwijs wordt doorgaans eerst voorlopig goedgekeurd op basis van aangeleverde stukken. Pas na het aanleveren van bewijsmateriaal van de daadwerkelijk gevolgde vakken wordt de aanvraag definitief beoordeeld. Dit speelt bijvoorbeeld op het moment dat studenten vooraf aangeven bepaalde vakken te willen volgen maar uiteindelijk toch besluiten iets anders te gaan doen.

Let op: bewijsmateriaal dat naar aanleiding van dit type verzoekschrift naar de examencommissie wordt gestuurd moet voorzien zijn van het nummer van het reeds in uSis ingediende verzoekschrift

Communicatie rondom verzoekschriften



Zodra je in uSis verzoekschriften hebt ingediend ontvang je automatisch gegenereerde e-mail berichten (zorg dus dat dit adres werkt!). Je krijgt berichten in de volgende situaties:

  • Wanneer je een verzoekschrift hebt ingediend ('bevestigingsmail'). Je verzoekschrift heeft dan een referentienummer gekregen ('verzoekschriftnummer') en je krijgt te horen of je al dan niet bewijsmateriaal moet aanleveren.
  • Wanneer je opleiding nog niet het nodige bewijsmateriaal heeft ontvangen.
  • Wanneer je opleiding je verzoekschrift heeft goedgekeurd.
  • Wanneer je opleiding je verzoekschrift heeft afgewezen.
  • Wanneer de onderwijsadministratie van je opleiding je verzoekschrift heeft ingetrokken. (Het intrekken van een verzoekschrift doet een onderwijsadministratie alleen op verzoek van de student zelf, dus dit bericht zal nooit onverwachts komen.)
  • Eventueel, bij het verzoekschrift type Extern Onderwijs: Wanneer je externe onderwijs voorlopig akkoord bevonden is.

De status van je verzoekschrift kun je bekijken in uSis.

Belangrijke herhaling: Automatisch gegenereerde e-mails naar aanleiding van verzoekschriften zijn gekoppeld aan het u-mail adres van studenten. Zorg er dus voor dat dit u-mail adres werkt en/of dat e-mail wordt doorgestuurd naar een ander e-mail adres.

Laatst Gewijzigd: 21-12-2015