P&O Nieuws 26 mei 2015

Per 1 juni een nieuwe regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer

Onlangs heeft het College een nieuwe regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer vastgesteld. Door de nieuwe opzet wordt een veel grotere groep medewerkers van de universiteit bereikt met een tegemoetkoming. Hiernaast is de nieuwe regeling versimpeld.  Alle medewerkers komen in aanmerking voor een tegemoetkoming van 7 cent per kilometer, behalve over de eerste 10 kilometer (20 km heen en terug) en met een maximum van € 45,- per maand. De tegemoetkoming is afhankelijk van het aantal reisdagen per week. Bestaande regelingen komen te vervallen, zoals 20% tegemoetkoming van een NS-abonnement en de tegemoetkoming op grond van de tabel met vaste bedragen. Er is echter wel een garantieregeling van toepassing, hetgeen betekent dat medewerkers minimaal het huidige bedrag aan tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer behouden.

De daadwerkelijke uitbetaling van de tegemoetkoming start op een later tijdstip, als de digitale omgeving klaar is. Uiteraard wordt er dan met terugwerkende kracht naar juni 2015 uitbetaald. Vooralsnog wordt gepland op uitbetaling in de salarismaand augustus. Wij berichten u hierover in deze nieuwsbrief.

Hoe werkt deze regeling?
Deze tegemoetkoming kent de volgende uitgangspunten:
• Basis is de enkele reisafstand tussen het woonadres en het werkadres;
• De eerste 10 kilometer blijft buiten beschouwing;
• De vergoeding is 7 cent per kilometer;
• De maximale tegemoetkoming per maand is € 45,-;
• Bij minder dan 5 reisdagen per week wordt de tegemoetkoming naar evenredigheid van het aantal werkdagen aangepast.

De postcode van het woonadres zoals dit bekend is in het personeelssysteem van de universiteit (SAP) wordt gebruikt voor de berekening. Ook de postcode van het werkadres komt uit het personeelssysteem. De universiteit gebruikt een zakelijke module van Routenet.nl voor het berekenen van de afstand van het woonadres naar het werkadres (niet andersom), overeenkomstig de snelste route. Het aantal kilometers dat Routenet opgeeft wordt naar boven afgerond op hele kilometers.

De berekende kilometers is de enkele reisafstand tussen woonadres en werkadres. Dit aantal kilometers wordt verminderd met 10. Als u op 10 kilometer of minder van uw werkadres woont, ontvangt u geen vergoeding. Woont u op 16 kilometer van uw werkadres, dan wordt met 6 kilometer verder gerekend voor de heen- en terugreis. In dat geval komt 12 kilometer per dag voor een tegemoetkoming in aanmerking.

De tegemoetkoming van 7 cent per kilometer is een belastingvrije vergoeding die u netto bij uw salaris ontvangt. Op grond van fiscale regelgeving worden er maximaal 214 dagen per jaar verrekend, als u 5 dagen per week werkt. Het bedrag per jaar wordt over 12 maanden gespreid en als maandbedrag uitbetaald. Het bedrag per maand is nooit hoger dan € 45,-. Dit is omgerekend een enkele reisafstand van 29 kilometer tussen woonadres en werkadres.

Als er minder dan 5 dagen per week wordt gereisd, of per week een wisselend aantal dagen wordt gereisd, wordt het bedrag van de tegemoetkoming hierop aangepast en verlaagd.
Voorbeeld bij 23 km enkele reis:
• 23 km – 10 km = 13 km
• 13 km x 2 (heen-terug) = 26 km
• 26 km x € 0,07 = € 1,82
• € 1,82 x 214 werkdagen = € 389,48 per jaar
• € 389,48 gedeeld door 12 maanden = € 32,46 per maand
• Dit kan worden aangepast op basis van het (gemiddeld) aantal reisdagen per week.

Uitzonderingen
Er zijn omstandigheden waardoor deze tegemoetkoming niet geldt, tijdelijk vervalt, of gedeeltelijk vervalt. Bij ziekte, zwangerschaps- en bevallingsverlof, buitengewoon verlof en andere vormen van verlof (m.u.v. vakantieverlof) wordt de tegemoetkoming na dertig dagen gestopt. Op de eerste dag van werkhervatting start de betaling weer. Student-assistenten en stagiairs die in het bezit zijn van een OV-chipkaart met studentenreisproduct en daardoor geen reiskosten hoeven te maken, komen niet in aanmerking voor een tegemoetkoming.

Garantieregeling
Bij de invoering van de nieuwe regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer geldt als principe dat de tegemoetkoming voor medewerkers niet lager wordt ten opzichte van de vergoeding op grond van de regeling uit 2005. Bepalend hiervoor is de situatie in mei 2015. Per medewerker wordt gekeken naar het verschil tussen de oude en nieuwe regeling. Is het bedrag van de nieuwe tegemoetkoming lager dan het bedrag van de oude tegemoetkoming, dan wordt een garantiebesluit genomen. Het hogere bedrag van de oude regeling wordt op 1 juni als tegemoetkoming vastgesteld. Dit bedrag blijft ongewijzigd, zolang er in de situatie van de medewerker niets verandert. Nadere informatie over deze regeling is te vinden op de P&O-pagina over woon-werkverkeer.


Reiskostenvergoeding via het Keuzemodel

Naast deze tegemoetkoming kunt u blijven deelnemen aan het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. In het Keuzemodel kunt u een fiscale verrekening vanuit het brutoloon van het woon-werkverkeer aanvragen tot 19 cent per kilometer. Het bedrag van de reguliere regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer wordt in mindering gebracht op het bedrag van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden.

Fiets voor woon-werkverkeer

Met het wijzigingen van de regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer treedt ook een verruiming van de fietsregeling binnen het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden op. De aanschafkosten van een fiets kunnen verrekend worden met het brutosalaris. Hierdoor heeft men een belastingvoordeel. Het maximale bedrag voor de fiscale verrekening wordt verhoogd naar € 1.500,- voor fietsen die 1 juni 2015 of later worden gekocht.

Verhuiskostenregeling per 1 juni 2015

De huidige Regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer en tegemoetkoming kosten van verhuizing Universiteit Leiden wordt met ingang van 1 juni 2015 ingetrokken en vervangen door twee aparte regelingen: een nieuwe regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer en de bestaande verhuiskostenregeling. Ten behoeve van dat proces is gekozen om de verhuiskostenregeling vooralsnog niet inhoudelijk te wijzigen. Hiervoor geldt één uitzondering: de verhuispremie komt met ingang van 1 juni 2015 te vervallen. Deze premie was gekoppeld aan de vaste vergoeding woon-werkverkeer volgens de tabel, en deze vaste vergoeding volgens de tabel keert niet terug in de nieuwe reiskostenregeling woon-werkverkeer. Op de P&O-pagina over de verhuiskostenvergoeding vindt u meer informatie.

Laatst Gewijzigd: 26-05-2015